WorkDocs ユーザーのファイルの他の WorkDocs ユーザーに委譲したい

困っていた内容

無効化を予定している WorkDocs ユーザーが保管しているファイルを他の WorkDocs ユーザーに全て移動(委譲)させたいです。

対処方法を教えてください。

どう対応すればいいの?

以下2点の対応が必要になります。

• 委譲元の WorkDocs ユーザーでフォルダやファイルの転送を行う
• 転送先(ファイル受取先)の WorkDocs ユーザー側でフォルダやファイルを承認する

やってみた

今回、無効化予定の WorkDocs ユーザーから管理者ユーザーへ全てのファイルを転送することを試しました。 最終的に、ストレージ使用量が以下になることを確認します。

• 無効化予定の WorkDocs ユーザーが 0 B になること
• 管理者ユーザーが 20.48 MB になること

検証のため、「test-user2-folder1」「test-user2-folder2」を用意し、それぞれのフォルダの中に「testfile.jpg」という 10 MB ほどのファイルを置いています。

委譲元 WorkDocs ユーザー側の対応

1. 委譲元 WorkDocs ユーザーで WorkDocs へログイン
2. MyDocs を開き、転送対象のフォルダやファイルを選択→アクション→詳細→転送
3. 転送先のWorkDocsユーザー名を検索し選択→転送

委譲先 WorkDocsユーザー側の対応

今回は管理者ユーザーへファイルを委譲しているため、管理ダッシュボードの確認と非アクティブにする手順も実施しています。

※委譲元で転送を行った場合、委譲先の WorkDocs ユーザーのメールアドレスには「xxxの所有権の移転リクエスト」というメールが届いています

1. 委譲先 WorkDocs ユーザーで WorkDocs へログイン
2. タスクタブを開く→フォルダが２つ承認待ちのためタスクタブに 2 のマークが付いています
3. 「割り当てられたタスク」タブにてフォルダもしくはファイルを承認する
4. MyDocsを開き、「委譲元 WorkDocs ユーザー」のフォルダもしくはファイルが存在することを確認する
5. 管理ダッシュボードで「委譲元 WorkDocs ユーザー」のストレージ使用量が 0B であることを確認
6. 管理ダッシュボードで「委譲元 WorkDocs ユーザー」を非アクティブにする

これまでの対応で、ストレージ使用量が以下になることを確認できました。

• 無効化予定の WorkDocs ユーザーが 0 B になること
• 管理者ユーザーが 20.48 MB になること

参考資料

ドキュメントの所有権の委譲 - Amazon WorkDocs